På Crest är det några av oss som ägnar sig åt dokumentation av processer, medan andra till och med huvudsakligen ägnar sig åt detta. Men vad är egentligen anledningen bakom detta engagemang? Varför vill vissa av våra kunder att vi tillsammans med dem ägnar mycket tid åt denna uppgift? Vi tror att de har en fullständig förståelse och inte vill missa de fördelar som beskrivs nedan.
Vi kan använda olika metoder och verktyg för detta ändamål, men oavsett vilken metodik vi väljer, bör syftet vara detsamma. Varför dokumenterar vi våra processer och vilka fördelar ger det företaget och den enskilda individen?
För att börja, kan vi få en gemensam definition av vad en process är. Enligt Wikipedia lyder definitionen:
““Ett repetitivt använt nätverk av länkade aktiviteter som använder information och resurser för att tillfredsställa ett kundbehov.” Wikipedia.
Detta är en definition som de flesta troligen kan enas om. Fördelarna kan delas in i två kategorier: övergripande och specifika. De övergripande fördelarna gäller organisationen som helhet, medan de specifika fördelarna är kopplade till de konkreta utvecklingsinitiativen.
Övergripande fördelar för organisationen
För att maximera organisationens nytta krävs att vi använder en enhetlig metod och ett gemensamt ramverk i ett Enterprise Architecture (EA)-verktyg, helst kopplat till en gemensam databas med fokus på förvaltning. En strukturerad hierarki är också, enligt min åsikt, nödvändig för att uppnå bättre förvaltbarhet. Genom att standardisera våra processer oavsett vem som skapar och modellerar dem kan vi öka kvaliteten. En tydlig hierarki främjar även möjligheten att tilldela ägarskap för olika processer på olika detaljnivåer. Om vi gör detta, kan vi enkelt kommunicera vår arbetsmetodik och återanvända våra processer i kommande projekt. Detta sparar tid och pengar, och den enskilda individens engagemang kan potentiellt öka om de ser att det de skapade för ett år sedan fortfarande används och utvecklas idag.
Specifika fördelar i utvecklingsinitiativ
Inom ramen för ett utvecklingsinitiativ finns det ytterligare positiva effekter att beakta. Processmodellen ger oss en visuell representation av hur arbetet utförs, vilket ofta ger oss en bättre översikt över verksamheten som helhet. Den ger oss också möjligheten att skapa en gemensam förståelse för projektets omfattning. Vilken input utgör utgångspunkten för vårt projektområde, och vilken output representerar vår slutpunkt? De processer vi dokumenterar kan initialt beskriva hur vi arbetar idag (AS-IS), inklusive processrollerna och de system som stöder vårt arbete. Detta är en viktig grund för att analysera den aktuella situationen, identifiera möjligheter till optimering för framtiden (TO-BE), och förbättra vårt arbetssätt.
Så, varför dokumenterar vi våra processer? Kortfattat kan vi sammanfatta fördelarna som följer:
Ökad Förståelse och Kommunikation: En bättre förståelse och kommunikation av hur vi arbetar.
Ökad Förvaltningsbarhet och Kvalitet: En ökning av förvaltningsbarheten och kvaliteten.
Ökat Återanvändande av Existerande Material: Möjligheten att återanvända befintligt material.
Gemensam Förståelse av Projektets Omfattning: En ökad möjlighet att uppnå en gemensam förståelse av ett projekts omfattning.
Bättre Möjlighet att Förstå Och Arbeta Smartare: En ökad förmåga att förstå hur vi arbetar idag och hur vi kan förbättra vår arbetsmetod.
Vi hoppas att detta ger dig en ny insikt om vikten av att hantera era processer på ett effektivt sätt, och om ni behöver hjälp, står vi gärna till tjänst!