Det finns ett stort och växande problem när det gäller IT- och affärssamverkan. IT-funktionen är i dag en absolut nödvändighet för att verksamheten ska löpa på som det är tänkt. Därför räcker det inte längre att IT-funktionen enbart stöttar affärsverksamheten. IT-funktionen behöver vara med och utveckla verksamheten, möjliggöra innovation och skapa flexibilitet, något som är en utmaning för de flesta IT-chefer.
Varför är det då så svårt att uppnå ett effektivt samarbete mellan IT-funktionen och affärsverksamheten? Brist på resurser, otydliga mandat och uppdrag samt en brist på ett strategiskt synsätt kan vara några orsaker.
Men det finns ett annat problem som sticker ut från mängden: bristen på god kommunikation. Överarbetade processer, applikationer vars syfte inte är klarlagt och kostnader för IT som inte kan relateras till ett affärsvärde skapar ett glapp mellan affärsverksamheten och IT-funktionen. Här kan förmågor och förmågekartor hjälpa till att överbrygga glappet mellan systemägare, verksamhetsarkitekter och affärsverksamhet. På det sättet kan goda förutsättningar skapas för att organisationen
ska bli välfungerande.
Vad menas med förmågor?
Förmågor beskriver vad som ska göras och är på det sättet de mest grundläggande byggstenarna i ett företag. Det handlar om unika och oberoende funktioner som behöver utföras för att verksamheten ska fungera och vara lönsam. Några exempel på förmågor kan vara att producera varor, köpa in tjänster, leverera varor till kund eller liknande.
På en hög nivå är det ofta självklart vilka förmågor som finns inom företaget, men genom att ta fram en förmågekarta och börja prata om förmågorna kan en djupare diskussion växa fram när det gäller vad företaget i fråga bör fokusera på. En förmågekarta visualiserar förmågorna på ett övergripande plan och ger ett gemensamt perspektiv som förbättrar förutsättningar för ett konstruktivt samarbete mellan affärsverksamheten och IT-funktionen.
Använd förmågekartan som en gemensam utgångspunkt
En förmåga kan liknas vid en låda där vi kan lägga våra processer och vår organisation. Processerna beskriver hur vi skapar värde och organisationen beskriver vem eller vilka som utför aktiviteterna. Dessutom är det möjligt att koppla information och system till förmågorna och på det sättet beskriva input och output samt med vilka verktyg detta hanteras.
Vilka fördelar finns det då med att använda förmågorna som utgångspunkt istället för exempelvis våra processer eller vår karta över linjeorganisationen? En stor fördel är att tanken på förmågor sällan skapar konflikter och motsättningar inom organisationen. De flesta håller förmodligen med om att ett byggföretag ska bygga hus, marknadsföra sig och planera sin verksamhet. Däremot kan det finnas väldigt spridda uppfattningar om hur det exakt ska gå till. Förmågor är stabila och långsiktigt hållbara, till skillnad från linjeorganisationen och processerna som förändras med jämna mellanrum.
Så bygger ni upp en fungerande förmågekarta
En välfungerande förmågekarta ska visuellt och schematiskt visa de förmågor som finns inom den aktuella organisationen. Det handlar om de förmågor som måste finnas på plats för att verksamheten ska kunna leverera det som den är tänkt att leverera. En förmågekarta kan bli ett användbart verktyg för att kommunicera kring det som rör IT-funktionen och affärsverksamheten, men det finns några saker som är viktiga att komma ihåg när det gäller att skapa en välfungerande förmågekarta.
Försök att hitta och definiera förmågor som är relativt lika i storlek. Det kan exempelvis handla om att hantera personal och att marknadsföra, snarare än att hantera personal och att ta hand om inkommande post.
Förmågor är i behov av input från andra förmågor. Dessutom skapar förmågor output till andra förmågor. Att registrera en kundorder behöver ta emot information om kund och aktuell produkt för att en kundorder ska kunna produceras. På den översta nivån bör en förmågekarta bestå av cirka 20–30 förmågor. För många förmågor skapar lätt svårigheter när det gäller överskådligheten. För få förmågor gör att verksamheten inte kan beskrivas på ett rättvisande sätt.
Att skapa en välfungerande förmågekarta är en klurig men inte omöjlig uppgift. Det kan krävas en del tid och tålamod men när den väl är klar och på plats innebär den ofta ett kraftfullt verktyg för att skapa ett gemensamt perspektiv på IT-funktioner samt affärsverksamhet.
Använd Prime Arch för att skapa en förmågekarta
Prime Arch är ett ramverk när det gäller verksamhetsarkitektur. Prime Arch har samlat det bästa från ett antal olika internationella standarder på området. Det är ett kraftfullt men ändå enkelt verktyg som kan hjälpa er att komma igång med er förmågekarta och er verksamhetsarkitektur.