I en komplex verksamhet där många olika kompetenser och avdelningar är inblandade kan helheten och vara svåra att överblicka och skav uppstår lätt. I en verksamhet sker värdeskapande ofta i flera steg där flera parter, ofta spetskompetenser, är involverade. Behovsutredning, planering, undersökning av möjligheter. Praktiskt genomförande och uppföljning är några av alla viktiga steg som görs.
När vi är beroende av flera människor och flera steg är det inte konstigt att det tar tid, att gap uppstår eller att förseningar i leveransplaner sker. Ett sätt att minska gap, effektivisera och förtydliga arbetets gång är genom att visualisera processen är med hjälp av en processkarta.
Vad händer efteråt?
Ett sätt att praktiskt använda processkartan är att utifrån den modellera hur ansvarsfördelningen och kommunikationsbehoven ser ut. Det görs vanligast genom en HUKI/RACI-matris.
HUKI
-
H = Huvudansvarig
-
U = Utförare
-
K = Konsulteras
-
I = Informeras
RACI
-
R = Responsible
-
A = Accountable
-
C = Consulted
-
I = Informed
Hur Norrenergi effektiviserade sitt arbete med hjälp av processkartan
Energibolaget Norrenergi upplevde att det fanns utmaningar i processen med att ansluta nya kunder. Det rådde brist på samsyn mellan olika avdelningar, något som ledde till ett ineffektivt arbete kring nyanslutningar.
Crests konsulter kunde genom ett gediget bakgrundsarbete och en första workshop med berörda parter kartlägga de olika stegen i den övergripande processen. Utifrån det identifierades existerande problem, till exempel en bristande samsyn på hur processen avslutades med kunden, och hur överlämningar gjordes inom verksamheten. För att lösa dessa problem anordnades ytterligare workshops där de berörda delarna av processen detaljerades ytterligare.
Norrenergi fick genom denna genomlysning en utvecklad och förbättrad process på övergripande och detaljerad nivå, samt en tydlig plan på vad verksamheten behövde jobba vidare med. Efter arbetet var avslutat kunde Norrenergi gå vidare med att implementera förändringarna i verksamheten.
Crest dokumenterade allt arbete i ett modelleringsverktyg då kundens krav var att processerna skulle dokumenteras på ett enhetligt sätt samt att de enkelt ville kunna publicera processmodeller på intranätet.
Öka kvalitet och kundnöjdhet med tydligt beskrivna processer
När oenighet uppstår i en omfattande och komplex process, såsom dubbelt arbete och bristande tydlighet i fördelningen av ansvar, leder det oftast till förseningar. Med lättöverskådliga processer och tydlig ansvarsfördelning blir det enklare för alla att leverera det som förväntas av dem i tid, vilket i sin tur leder till fler nöjda kunder som får sin lösning i tid och ett ökat förtroende för verksamheten. Med fler nöjda kunder som får sin lösning i tid ökar förtroendet för verksamheten. En nyanslutningsprocess som flyter på utan skav och glapp i kommunikationen medför en samstämmig process som förstärker kvaliteten på alla fronter.
Varför använda Crest?
Crests konsulter är experter på att enligt best practice beskriva processer och att skapa processkartor som går att använda i praktiken. På en workshop med en bra facilitator får alla deltagare komma till tals och resultatet kommer att bli användbart för alla i processkedjan.
Vår expertis inom metod för att beskriva processer och vår erfarenhet av att skapa processkartor för verksamheter där nyanslutningar ingår gör att vi kan börja ställe rätt frågor och börja skapa värde snabbt. Ni kan såklart er verksamhet bäst, men med hjälp av vår expertis inom metod för att beskriva processer, vår erfarenhet av att skapa processkartor för verksamheter för olika branscher och vår förmåga att ställa rätt frågor till rätt person kan vi tillsammans skapa det bästa resultatet för er.
Pris
Priset för ett workshoppaket är 57 000 kronor. I det ingår två halvdagar för workshop och att vi levererar en processkarta i det format ni önskar. Resultatet kommer vara möjligt att använda på en gång, men det finns också möjlighet att använda processkartan för att jobba vidare och lyfta verksamhetens effektivitet till nästa nivå. Ett sätt att jobba vidare efter att fått en färdig processkarta är att som Norrenergi göra en HUKI-matris.