Att ha en väl utformad verksamhetsarkitektur, vad innebär det? Processer, information och system har vi alla – men det många saknar är att ha koll på dessa.
Det finns flera parametrar som skapar en väl utformad verksamhetsarkitektur, men för att inte lämna dig med något allt för detaljerat och tungt – har jag valt att bryta ner dessa i tre hållpunkter. En väl utformad verksamhetsarkitektur ger dig:
1. Överblick och förståelse
Det skapas en möjlighet få en överblick och gemensam syn i företaget om hur verksamheten ser ut och fungerar.
Hur samverkar olika enheter?
Vilka system används?
Vem jobbar med vad?
Vilka system är beroende av vilka?
Beskrivningar av verksamheten, framförallt inom processer, ökar förståelsen inom vad vi arbetar med. Att använda modeller för att beskriva ett arbetsflöde kan användas som arbetsbeskrivningar vid exempelvis kunskapsöverföring mellan befintliga eller nya medarbetare.
2. Förändringar
Att kartlägga verksamheten gör det möjligt att hantera förändringar på ett effektivt bra sätt.Exempelvis ska ett systembyte ske på ett företag och följande frågor kan besvaras med en strukturerad arkitektur:
Vilka system är det gamla system kopplade till och hur kommer de att påverkas?
Kommer funktionaliteten i det nya systemet ersätta det gamla? Tillkommer något nytt, försvinner något?
Vilken information hanterades i gamla systemet? Ska samma information hanteras
Vilka processer använder sig av det gamla systemet? Kommer processernas användande av systemet förändras vid systembytet?
Att vi beskriver en process i ett nuläge (hur ni gör idag) och i ett önskeläge (hur ni vill att processen ska se ut imorgon) gör det lätt för en verksamhet att se var, hur och varför det krävs förändring för att nå önskeläget.
3. Reducerade kostnader
Verksamhetsarkitekturen kan även hjälpa verksamheten att reducera kostnaderna på många håll.
Effektivisera processer – Genom väl utvecklade och genomarbetade processer och/eller automatisering av processer förkortas processerna à Reducerade kostnader.
Smart informationshantering – Många integrationer mellan system kostar mycket, medan all information i ett och samma system innebär hög komplexitet. En god balans mellan mängd system och mängden information som hanteras i varje system à reducerade kostnader
Listan är lång när det kommer till fördelar med ha en väl utformad verksamhetsarkitekturSyftet med verksamhetsarkitektur är att väva samman verksamhetens mål med processer och information som gör att verksamhetens struktur blir flexibel för förändring och kostnadseffektiv.