IT-budgeten växer kontinuerligt hos de flesta större företag och organisationer. Numera är de flesta processer inom en organisation beroende av ett eller flera IT-system. I princip all verksamhet och all verksamhetsutveckling har på ett eller annat sätt beröringspunkter med något eller flera IT-system. Den stora floran med IT-system skapar lätt oreda och riskerar att göra organisationen ineffektiv om inte ledningen tillsätter en funktion som kartlägger och underhåller en aktuell bild av systemfloran.
En kartläggning av IT-systemen fungerar som en orienteringskarta för alla i organisationen som på ett eller annat sätt behöver ta ställning till något som berör IT-landskapet. Det kan handla om att köpa in ett nytt system, bygga nya integrationer eller att helt enkelt se vilka system som stödjer vilka processer i organisationen. Med en aktuell karta över nuläget blir det enklare att orientera sig!
Varför ska organisationer kartlägga sina IT-system?
Genom att kartlägga alla IT-system och hur de förhåller sig till varandra, vilka behov de möter och vilka integrationer som finns är det möjligt att skapa en helhetsbild av systemlandskapet. Här kan ofta IT-arkitekter vara till god hjälp då de är experter inom just det här området.
IT-arkitekter är oftast IT-utvecklare i grunden, som har fortbildat sig, och som i sin yrkesroll tagit ett kliv upp på en metanivå ovanför själva kodandet. IT-arkitekter har goda kunskaper om hur IT-system kan matchas mot verksamhetsbehov, samt hur IT-system kan prata med varandra med hjälp av integrationer via exempelvis API:er.
Många organisationer väljer att fortbilda några av sina främsta IT-utvecklare till IT-arkitekter. Andra väljer att tillfälligt ta in IT-konsulter som hjälper till med arkitekturarbetet.
Integrationer
I en större organisation finns det oftast en rad kopplingar internt mellan de olika IT-systemen. Dessa integrationer är ofta avgörande för att systemen ska fungera som det är tänkt. Genom att kartlägga systemen och integrationerna är det möjligt att förutse hur förändringar i systemen påverkar helheten.
Behoven när det gäller integrationer är ofta stora i verksamheten. Det är inte sällan som just integrationer efterfrågas, eftersom de många gånger kan minska det manuella arbetet och göra vardagen lättare för medarbetarna. Samtidigt krävs det ofta utveckling för att få till integrationer och det är lätt att glömma att integrationerna behöver förvaltas för att fortsätta fungera i ett längre perspektiv. När det släpps nya versioner av applikationer och programvaror och dessa installeras kan egenutvecklade integrationer sluta fungera.
Genom att kartlägga IT-systemen och ha koll på alla befintliga integrationer är det möjligt att veta vilka integrationer som behöver testas vid versionsuppgraderingar.
Så även om nya integrationer kan effektivisera det dagliga arbetet är det viktigt att komma ihåg att integrationer kostar och många gånger kan det vara svårt att värdera nyttan mot kostnaden när det kommer förslag på nya integrationer. En kartläggning av IT-landskapet och en IT-arkitekt som kan hjälpa till att värdera nyttan är grundläggande för att kunna göra den här typen av bedömningar.
Kartlägg processerna och verksamhetens behov
Genom att kartlägga verksamhetens processer kan behoven kopplade till IT-systemen klargöras. Dessutom är det möjligt att säkerställa att IT-systemen verkligen lever upp till de behov som finns. Om organisationen inte har koll på helheten finns det risk att verksamheten på sikt ser systemen som något statiskt som processerna ska anpassas efter. På sikt kan det till och med bli så att verksamheten ägnar sig åt fel saker på grund av föråldrade IT-system som inte stöttar de processer som faktiskt bidrar till att företaget når sin målbild.
En kartläggning av en process sker ofta i workshop-form tillsammans med en verksamhetsarkitekt eller verksamhetsutvecklare som leder och faciliteter själva workshopen. Arkitekten kan sällan processen i detalj utan är istället expert på formerna och metoderna när det gäller själva kartläggningsarbetet. Ofta använder han eller hon en särskild programvara för att rita upp processen. Programvaran gör det möjligt att titta på processen ur olika perspektiv och med olika lager aktiverade eller inaktiverade.
Att kartlägga verksamhetsprocesser är i sig ett givande arbete som ofta innebär att personer i organisationen som vanligtvis inte träffas, får en chans att titta på det gemensamma arbetet och fundera över hur det kan förbättras och effektiviseras.
En arkitekturfunktion som ansvarar för kartläggning och förvaltning
Ledningen behöver tillsätta en arkitekturfunktion som ansvarar för kartläggningen och ser till att kartan alltid är uppdaterad. Om kartan blir föråldrad blir den oanvändbar och organisationen tappar förtroendet för arkitekturfunktionen och ser inte nyttan med kartläggningsarbetet.
Titta gärna närmare på Prime Arch som är ett robust ramverk för kartläggning av verksamhetsprocesser och IT-system. Prime Arch samlar det bästa från de största standarderna inom området. På så sätt utgör Prime Arch ett flexibelt och beprövat ramverk som underlättar arbetet med verksamhets- och IT-arkitektur inom en rad både stora och mindre organisationer och företag.