top of page

Processkartläggning ger bättre samsyn och högre effektivitet inom energisektorn

Organisationer inom energisektorn har ofta komplexa processer som involverar flera olika avdelningar. Det kan lätt leda till svåröverskådliga och ineffektiva processer med förseningar och missnöjda kunder som resultat. Processkartläggning är en bra metod för att öka tydligheten i processen så att den kan förbättras. Så här kan bolag och myndigheter inom energisektorn få bättre processer genom att kartlägga dem.


Katt värmer sig på ett element

Företag inom energisektorn är i regel stora organisationer med komplexa processer som

involverar flera avdelningar. Det leder lätt till att processerna blir svåröverskådliga och att de som är involverade i dem får problem med samsyn och kommunikation. Det i sin tur drabbar både organisationens effektivitet och den generella kundnöjdheten. En bra metod för att förbättra processerna och samsynen är processkartläggning. Så här fungerar det.


Komplexa processer hindrar effektiviteten inom energisektorn

Energibolag tampas ofta med långa processer som omfattar flera steg och olika avdelningar. Att ansluta en ny kund involverar i regel flera processteg. Som att säljavdelningen håller i avtalsprocessen; en teknisk avdelning leder anslutningsprocessen; en annan avdelning sköter själva överföringen av energin eller värmen; ytterligare avdelningar håller i drift, respektive kundsupport med flera. Med en mängd intressenter som ansvarar för olika delar inom den egna organisationen, i ett ofta komplext projekt, försvårar inte alltför sällan detta överlämning och samsyn mellan olika delar. Det resulterar i förlängningen ofta i missförstånd, förseningar, dubbelarbete och onödigt långa processer, något som i slutänden drabbar kunderna.


Processkartläggning visualiserar och effektiviserar processerna

För att kunna förbättra en process så behöver den först förtydligas och visualiseras. Genom att skapa en processkarta får organisationen en tydlig grafisk representation av processen som i detalj visar dess olika steg, aktiviteter och flöden. Tack vare att processkartläggningen illustrerar de olika stegen i processen blir det lättare att se var problemen och flaskhalsarna befinner sig så att processen går att effektivisera. Inte minst underlättar kartläggningen förståelsen av själva processen som helhet, vilket gör att det skapas en god samsyn mellan alla involverade. Det i sin tur förbättrar kommunikationen och överlämningarna.


Själva metodiken i processkartläggningen kan se lite olika ut beroende på organisationens behov och förutsättningar. En bra början är att hålla workshops med en moderator där involverade parter får hjälp med att kartlägga de olika processtegen så att de kan identifiera var problemen finns någonstans. Till exempel hur ansvarsfördelningen ser ut, var samsynen och kommunikationen brister, eller var missförstånd och förseningar uppstår osv. Då går det också att lösa problemen ytterligare, genom att bryta ned processen på detaljnivå och förbättra de olika delarna tillsammans.





Det går även att förtydliga ansvarsfördelningen i processen via HUKI-modellen som delar

upp och kategoriserar de olika rollerna i en process. Till exempel vem som är huvudansvarig, vem som ska utföra en uppgift, vilka som ska konsulteras, samt vem som ska informeras. Detta gör den övergripande processen effektivare och mer förståelig.

Att få hjälp med processkartläggningen ökar samsynen ytterligare

Det kan finnas en del utmaningar för de organisationer inom energisektorn som själva

försöker effektivera sina processer med hjälp av processkartläggning. Det kan till exempel vara svårt att få en bra struktur och stadga på själva kartläggningen utan erfarenhet av just det arbetet. Dessutom kan problemen med kommunikationen och samsynen även följa med in i själva kartläggningen och förbättringsarbetet. Att ta in någon utifrån som håller i kartläggningen ger ett viktigt utifrånperspektiv och oftast mer kontroll över arbetet. När en extern part ställer viktiga frågor ökar förståelsen för processen. Framför allt kan det lyfta fram saker i processtegen som upplevs som tydliga för de som är direkt involverade, men som inte är det för de andra i processen.


Att samarbeta med någon utomstående som har erfarenhet av processkartläggning gör det möjligt att dokumentera processerna på ett enhetligt sätt i ett modelleringsverktyg. Det ger en tydlig översikt och en plan för hur förändringarna ska implementeras och samtidigt vad organisationen behöver jobba vidare med. Det här låter de olika partnerna samverka bättre och skapa en effektivare process tillsammans. Följden blir nöjdare kunder.


Crest är experter på att beskriva processer och på att skapa processkartor som går att använda till förbättringar i praktiken. Vi kan agera facilitator på workshops för en ökad tydlighet och ett dokumenterat resultat, vilket blir användbart för alla i processkedjan. Vi har hjälpt flera kunder inom energisektorn att ta fram processkartor som effektiviserar deras processer. Har ni några frågor ni vill få svar på, eller vill ni få kontakt med en referens? Kontakta oss!

Comments


bottom of page