Att kartlägga processer innebär att en organisation tittar närmare på sin verksamhet och hur den går till. En process kännetecknas av att den är återkommande, till skillnad från ett projekt som är en engångsinsats, och att den triggas av ett visst skeende eller en viss händelse. Dessutom finns det ett slutresultat som ofta är en leverans till kund i form av en tjänst eller vara.
Att kartlägga processer skapar möjligheter att förbättra och optimera flödet så att varan eller tjänsten kan bli ännu bättre, eller att processen blir mer effektiv. I den här artikeln kommer vi att titta närmare på vad det innebär att genomföra visuella kartläggningar och på vilket sätt den här typen av kartläggningar kan vara nyttiga för en organisation.
Hur går en processkartläggning till?
En processkartläggning går oftast till som så att en verksamhetsarkitekt, en verksamhetsutvecklare eller en processutvecklare leder en workshop där olika delar av verksamheten träffas för att titta närmare på den process som de alla arbetar i.
Ibland kan det vara så att människor jobbar i samma organisation, i samma process och med samma mål, men att de aldrig har träffat varandra förut. Då blir tillfällena då processkartläggningarna genomförs en möjlighet att lära känna varandra och diskutera det gemensamma arbetet.
Verksamhetsarkitekten eller processutvecklaren har en viktig roll när det kommer till att underlätta och hålla i mötet. Han eller hon är expert på teorin bakom och metoderna för processkartläggning. Men själva innehållet i processen vet han eller hon i regel nästan ingenting om, men det spelar ingen roll. Workshop-deltagarna bidrar genom att berätta om innehållet i sina olika delar av processen.
Tillsammans skapar man en helhetsbild av processen och verksamhetsarkitekten hjälper till genom att rita upp och visualisera en karta över processen, dess olika delar och hur de hänger ihop.
Nyttan med att kartlägga processer
Att kartlägga processer kan vara nyttigt för en organisation av många anledningar. Bland det viktigaste är att skapa möjligheter att optimera och effektivisera processen. När den väl är kartlagd är det nämligen dags att börja prata om förbättringsmöjligheter. Det handlar om att identifiera processens svaga punkter och se var den är ineffektiv.
Deltagarna vid workshoparna får tillsammans brainstorma fram förslag på förbättringsområden för processen. Sedan kan de till exempel rösta på vilka förbättringar som är mest angelägna att förverkliga. Processutvecklaren får därefter i uppgift att sammanställa resultatet och ta det vidare till processledaren som tillsammans med styrgruppen för processen får besluta om prioriteringar när det gäller förbättringsåtgärder. Förbättringsarbetet är igång!
Skapa bättre överlämningar mellan olika delar av organisationen
En viktig del när det gäller förbättringar är det som handlar om överlämningar mellan olika delar av organisationen. Ofta kan det finnas utvecklingsmöjligheter just när det gäller dessa överlämningar. Kanske har de olika linjeorganisationerna aldrig riktigt pratat klart med varandra om hur de vill att överlämningarna ska gå till eller vad de ska innehålla.
Effektiva överlämningar är grundläggande för en organisation som vill arbeta med ständiga förbättringar. Dessutom skapar det en betydligt trivsammare arbetsmiljö där olika delar av organisationen inte ser ner på varandra på grund av missförstånd eller andra oklarheter.
Börja med de viktigaste processerna
Det är lätt hänt att vilja greppa över helheten när det handlar om processkartläggningar. “Vi borde kartlägga alla våra processer!” utbrister kanske någon. Visst är det en bra ambition på lång sikt men för att inte ta sig vatten över huvudet är det viktigt att avgränsa arbetet, i alla fall till en början.
Vilka är era mest centrala och kritiska processer? Vad är det som gör att ni överlever som företag? Börja med att titta på de processer som ni vet är viktigast för er. Ni har förmodligen en bra känsla för dessa och ni är förmodligen överens om vilka processer det är. Kartlägg processerna, identifiera deras svagheter och börja arbeta med att förbättra dem.
Då har ni kommit igång! Ni kommer att lära er massor på vägen. Lärdomar som ni sedan har med er när ni tittar på fler processer; processer som kanske inte är lika centrala, men som kan ha gott om förbättringspotential.
Vägen mot en mer effektiv organisation
Vägen mot en mer effektiv organisation är lång, men med hjälp av visuell kartläggning av processer kan ni påbörja resan. Det är först när ni har ett gemensamt språk för ert arbete som ni har möjlighet att prata om hur ni vill förbättra och effektivisera.
Med hjälp av Prime Arch kan vägen kännas lite lättare. Dels kan ni ta del av ett robust ramverk, dels kan ni få hjälp med metodstöd och annat som är nödvändigt för att den visuella kartläggningen av processer ska bli möjlig att genomföra. Kom igång redan i dag genom att ladda hem Prime Arch-appen och lär er mer om kartläggning av processer.