Att arbeta processorienterat innebär att arbeta tillsammans mot gemensamma mål, vart än i organisationen som medarbetarna i processen befinner sig. Oavsett vilken enhet de befinner sig på och oavsett vilken chef de har så kan medarbetarna arbeta i en gemensam process med ett gemensamt mål. Genom att skapa en processorienterad organisation är det möjligt att förtydliga det här perspektivet och få det att genomsyra hela verksamheten.
Processorienterat arbetssätt - på två olika sätt
Det går att ta frågan olika långt. Somliga företag eller myndigheter har helt omorganiserat sig utifrån ett processorienterat tänkande. Det innebär att nya enheter skapas, som utgår ifrån processerna istället för att utgå från exempelvis interna perspektiv på den egna verksamheten, hus, våningsplan eller andra fysiska komponenter.
Andra drar det inte lika långt, utan låter linjeorganisationen förbli intakt samtidigt som man anlägger ett diagonalt raster på verksamheten där processerna tydliggörs. En sådan matrisorganisation är förmodligen det vanligaste exemplet när vi talar om processorienterade organisationer.
Det finns självklart för- och nackdelar med båda varianterna. Att genomföra en större omorganisation är ofta smärtsamt för organisationen och kräver mycket tid och energi. Samtidigt kan slutresultatet bli tydligare jämfört med om ett diagonalt raster ska läggas ovanpå en redan befintlig struktur. En matrisorganisation kan upplevas som otydlig av medarbetarna och det finns risk att mycket tid kommer att gå åt för att reda ut vem som ansvarar för vilken fråga.
Det bör vara den specifika organisationens förutsättningar som styr vägvalet när det gäller de två olika varianterna. Är medarbetarna mottagliga för en omorganisation? Är det verkligen motiverat och kommer fördelarna med det att överväga det arbete som det innebär? Kan en matrisorganisation vara en möjlig väg framåt eller kommer det skapa för mycket otydlighet?
Vad är en process?
En process är en kedja av arbetsuppgifter som medarbetarna utför gång på gång. En process skiljer sig på det sättet från ett projekt som enbart utförs en enda gång. Processerna är själva kärnan och basen i verksamheten; det dagliga arbetet om man så vill. En process kännetecknas av att den triggas av något och att slutprodukten oftast är en leverans till kund i form av en tjänst eller produkt.
Linjeorganisationen
Den traditionella organisationen är uppbyggd utifrån en linjeorganisation med enheter och enhetschefer. Många gånger har organisationen byggts upp utifrån fysiska förutsättningar, exempelvis kan en chef ha sina medarbetare i samma hus eller på samma våningsplan. Den processorienterade organisationen innebär ett radikalt perspektivskifte där processerna är själva utgångspunkten för bemanningen.
Att arbeta processorienterat innebär att arbeta tillsammans med det som behöver göras inom organisationen. Man frångår stuprören och börjar utgå från de gemensamma målen och hur vägen dit kan bli så effektiv som möjligt. Ofta börjar arbetet med processkartläggningar där medarbetare inom en och samma process träffas för att kartlägga vad arbetet består i, vilka delar som ingår och hur de förhåller sig till varandra.
De flesta företag och myndigheter tar hjälp av externa konsulter som är experter på processkartläggningar och processorienterat arbetssätt. Andra organisationer väljer att bygga upp kompetensen inom företaget genom att fortbilda eller anställa processutvecklare. Processutvecklare är experter på metodiken men inte på innehållet. De anordnar workshops och hjälper processledare och processägare att hitta sina roller.
Att se organisationen ur olika perspektiv
Det finns inte en slutgiltig sanning om en organisation. Istället handlar det om att kunna titta på organisationen ur olika perspektiv, beroende på vilket perspektiv som är användbart för de aktuella syftena. Att arbeta processorienterat handlar om att rikta kraften mot kunden och fokusera på verksamhetens mål.
Med hjälp av verksamhetsarkitektur är det möjligt att rita upp bilder av organisationen ur en mängd olika perspektiv och med olika lager. Sedan kan dessa presenteras utifrån syfte och behov, där olika lager tillfälligt plockas fram eller bort för att bilden ska bli så tydlig som möjligt.
En intern verksamhetsarkitekt eller till och med en arkitekturfunktion inom organisationen kan vara ett utmärkt stöd i arbetet med att skapa en samsyn på den egna verksamheten. Det är först när organisationen förstår sin egen verksamhet som verklig utveckling är möjlig. Men för att komma dit behövs ett gemensamt språk och gemensamma benämningar när det gäller de komponenter som verksamheten består av.
För den mindre organisationen kan det vara mer lämpligt att tillfälligt ta in konsulter som kan hjälpa till att bygga upp den verksamhetsarkitektur som behövs för att ta nästa steg mot en processorienterad organisation. I ett sådant fall är det viktigt att säkra upp att arkitekturen underhålls även på lång sikt, annars blir den med tiden oanvändbar.
Prime Arch som ramverk
Prime Arch är ett robust ramverk för de organisationer som vill börja arbeta mer processorienterat. Prime Arch har samlat det bästa från de största standarderna inom verksamhetsarkitektur. Ladda gärna hem Prime Arch-appen och lär dig mer om det processorienterade arbetssättet.